Das papierlose Büro ist in Reichweite
Der Arbeitsprozess in der Buchhaltung ist in vielen klein- bis mittelgrossen Unternehmen in der Schweiz noch immer wie folgt aufgebaut:
Rechnungen kommen per E-Mail oder als E-Rechnung an, werden ausgedruckt und in Ordnern abgelegt.
Die Rechnungsdaten werden danach manuell in einer Excelliste erfasst. Die Lieferantenrechnungen sind anschliessend bei der Bezahlung manuell in das online-Banking System einzugegeben und die Kundenzahlungen werden über den monatlichen Bankbeleg manuell kontrolliert.
Das bedeutet, dass Buchhaltungsdaten mehrere Male in verschiedene Systeme übertragen werden, was zu Fehlern und Lücken führen kann. Einen aktuellen Stand über die finanziellen Daten des Unternehmens gibt es nur, wenn alle Belege anschliessend in ein Buchhaltungssystem übertragen oder an den Treuhänder/in geschickt werden. Das kann jedoch dauern.
Eine der Hauptanforderungen an die Buchhaltung heute ist die immer schnellere Bereitstellung von Daten und das Erfordernis rasch Entscheidungen zu treffen. Diese sollten im Idealfall nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Grund von korrekten Fakten und Auswertungen getroffen werden.
Wenn die Rechnungen – sowohl eingangs- als auch ausgangseitig – sofort digital verarbeitet und die Bankbestände elektronisch in die Buchhaltung übertragen werden, kann die Geschäftsleitung auf aktuelle Daten zugreifen und so fundierte Entscheidungen treffen. Zusätzlich passieren weniger Fehler, da keine Doppelspurigkeiten mehr auftreten und die Belege elektronisch jederzeit abrufbar sind. Das aufwändige Suchen in Ordnern oder anderen Ablagesystemen hat ein Ende.
Deshalb ist es heute sehr wichtig, dass auch die Buchhaltung digitalisiert wird.
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